6 Tipps für eine optimale Workshop Vorbereitung
Im Rahmen von Workshops wird innerhalb einer begrenzten Dauer an einem bestimmten Thema gearbeitet. Damit eine solche Veranstaltung den gewünschten Erfolg mit sich bringt, ist eine umfassende Planung von großer Bedeutung: Die folgenden 6 Tipps dienen Ihnen dabei als roter Faden für die perfekte Workshop Vorbereitung.
1. Ein klares Ziel definieren
Bevor es um den konkreten Ablauf und inhaltliche Details geht, muss ein übergeordnetes Ziel definiert werden: Was genau ist das angestrebte Produkt des Workshops? Geht es lediglich um die Zusammenstellung verschiedener Gedanken und Ideen oder soll zum Beispiel ein konkreter Vorschlag entwickelt werden? Diese Fragen müssen unbedingt geklärt sein und bilden die Grundlage der gesamten Workshop Vorbereitung. Im Idealfall wird die Zielsetzung schriftlich formuliert und bei sämtlichen Planungsschritten berücksichtigt.
2. Die Zusammensetzung der Teilnehmer planen
Die Teilnehmer des Workshops füllen die formale Zielsetzung mit Inhalten: Grundsätzlich empfiehlt sich ein heterogener Teilnehmerkreis, um Meinungen und Ansichten aus verschiedenen Blickwinkeln zu erhalten. Zu diesem Zweck sollten sich die Teilnehmer aus unterschiedlichen Altersklassen und Geschlechtern zusammensetzen. Auch die Anzahl der Teilnehmer spielt eine wichtige Rolle für die Vorbereitung: Ab etwa 15 Teilnehmern ist zum Beispiel der Einsatz eines zweiten Moderators ratsam.
3. Eine sinnvolle Struktur festlegen
Ein vordefinierter Ablauf ist für den Erfolg eines Workshops unverzichtbar: Hilfreich sind dabei Unterteilungen in verschiedene Blöcke mit einer Dauer von etwa 90 Minuten, die durch kurze Pausen getrennt werden. Zum Einstieg wird das Thema präsentiert und im Zuge einer kurzen Vorstellung lernen sich die Teilnehmer besser kennen. Abhängig von der Gesamtdauer des Workshops kann die Struktur weiter verfeinert werden: Bei mehrtägigen Veranstaltungen lassen sich zum Beispiel für jeden Tag inhaltliche Schwerpunkte setzen.
4. Die Location und das Catering planen
Bei der Auswahl einer geeigneten Location gilt es verschiedene Aspekte zu beachten. Dazu zählt nicht nur die Teilnehmerzahl, sondern auch der Ablauf: Wenn zum Beispiel zahlreiche Kleingruppen gebildet werden sollen, sind mehrere Tagungsräume von Vorteil. Wird der Workshop hingegen in der gesamten Gruppe durchgeführt, ist ein großer Saal oder Konferenzraum die bessere Lösung. Ergänzend muss sich um das Catering gekümmert werden: Da bei uns im WTZ-Tagungszentrum das Catering vor Ort angeboten wird, ersparen Sie sich den Aufwand vorzeitig einen externen Anbieter beauftragen zu müssen.
5. Die benötigte Ausstattung organisieren und nützliche Handouts vorbereiten
Für den reibungslosen Ablauf des Workshops gilt es alle benötigten Hilfsmittel bereitzustellen: Für eine Multimedia-Präsentation werden beispielsweise ein Beamer und leistungsstarke Lautsprecher benötigt. Sie möchten den konkreten Ablauf oder andere wichtige Informationen schriftlich kommunizieren? Für dieses Vorhaben ist die Vorbereitung von Handouts optimal.
6. Interaktive Methoden nutzen
Die interaktive Gestaltung ist der Schlüssel zu erfolgreichen Workshops: Zu den interaktiven Methoden gehört unter anderem das klassische Mindmapping, um thematische Zusammenhänge gemeinsam zu erarbeiten. Neben der geplanten Interaktivität ist auch die Vorbereitung auf mögliche Fragen wichtig: Im Optimalfall beschäftigen sich die Organisatoren des Workshops bereits frühzeitig mit den zu erwartenden Fragestellungen, um die Teilnehmer kompetent unterstützen zu können.
Abschließendes Fazit zum Thema Workshop Vorbereitung
Insgesamt gesehen setzt sich die Vorbereitung eines Workshops aus vielen kleinen Teilschritten zusammen. Zu den Erfolgsfaktoren gehören sowohl organisatorische als auch inhaltliche Aspekte. Werden alle aufgeführten Tipps und Hinweise befolgt, steht der erfolgreichen Durchführung von professionellen Workshops aber nichts mehr im Wege.
Haben Sie Interesse an einem Workshop im WTZ-Tagungszentrum in Heilbronn? Dann kontaktieren Sie uns gerne!