Erfolgreiche Konferenzplanung
Konferenzen sind ein wichtiger Bestandteil heutiger, moderner Unternehmensführung. Egal ob Konferenzen, Meetings, Tagungen oder Schulungen – die Planung und Organisation ist das A und O für das Gelingen solcher Veranstaltungen. Schließlich wollen Sie, dass die Teilnehmer möglichst viel aus der Veranstaltung mitnehmen, sei es an Eindrücken oder Informationen.
Erfolgreiche Konferenzen bieten den Wohlfühlfaktor
Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass Menschen, die sich wohlfühlen wesentlich geduldiger und aufnahmefähiger sind, als solche die sich unwohl fühlen. Auch darum ist eine entsprechende Planung unter dem Aspekt des Wohlfühlfaktors so wichtig. Hier erfolgt ein Zusammenspiel von Ambiente, seelischen und körperlichem Wohlbefinden und dem Gefühl eines Erfolgserlebnisses. Um Ihre Konferenz zu einem Erfolg zu machen, sollten Sie nachstehende Punkte beachten.
6 Tipps für eine erfolgreiche Konferenzplanung
1. Die Raumgröße
Ein wichtiger Wohlfühlfaktor für Konferenzteilnehmer ist die Raumgröße im Verhältnis zur Teilnehmerzahl. Auf keinen Fall sollte für die Konferenzteilnehmer das Gefühl der Enge oder der Überladung des Raumes entstehen. Je nach Bestuhlungsvariante geht man von einem Bedarf von etwa 1 qm pro Teilnehmer nur für die reine Sitzfläche inkl. Freiraum aus, um kein beengtes Gefühl zu haben.
Das WTZ-Tagungszentrum bietet für Ihre Teilnehmerzahl die richtige Raumgröße an. So eignet sich die überschaubare Größe unseres Gustav Schaeuffelen Tagungsraumes für Konferenzen bis zu acht Personen. Sollen es größere Veranstaltungen sein, bietet der August Cluss I Tagungsraum Platz für 70 Personen und in Zusammenschluss mit dem August Cluss II Tagungsraum sogar bis zu 110 Personen.
2. Die Bestuhlung
Abhängig von der Art der Veranstaltung ist es sinnvoll spezielle Bestuhlungsarten einzusetzen. So kann man wählen ob man eine Reihenbestuhlung oder eine parlamentarische Bestuhlung möchte. Bei einem Bankett beispielsweise bedarf es selbstverständlich einer vollkommen anderen Bestuhlung als für eine Konferenz oder einen Vortrag.
Nachstehend sehen Sie welche Bestuhlungsart die richtige für Ihre Veranstaltung ist.
3. Die technische Ausstattung
Bei jedem Event sind spezielle technische Besonderheiten erforderlich. Beamer und Overheadprojektoren sind dabei eher noch die Grundausstattung. Alle Anforderungen sollten genauestens vorgeplant und entsprechend angefordert werden. Zur Technik gehören auch Licht- und Soundanlagen.
Neben Beamer und Projektionswand bietet unser Robert Mayer I zusätzlich ein Touchpanel zur Mediensteuerung und ein Medienrack an. Alle Räume verfügen darüber hinaus über ein Touchpanel zur digitalen Raumspezifizierung, eine LED-Lichtspur sowie LED-Downlight.
4. Die Verpflegung
Die meisten Veranstaltungszentren bieten einen hauseigenen Caterer an. Falls nicht, werden in der Regel Kontakte vorgeschlagen, mit denen man zusammenarbeitet, bzw. mit denen man bereits positive Erfahrungen gemacht hat. Bei der Wahl des Menüs dürfen Sie nicht außer Acht lassen, dass es neben verschiedenen Ernährungsbesonderheiten auch viele Nahrungsmittelallergien und Nahrungsmittelunverträglichkeiten gibt. Ein erfahrener Caterer kann Sie diesbezüglich ausführlich beraten.
Ganz nach Ihren Wünschen können Sie eines unserer fünf Servicepakete für eine optimale Verpflegung Ihrer Teilnehmer wählen oder ein individuelles Paket zusammenstellen. Ganz egal ob Kaffeepause, Mittagsbuffet oder Dinnermenü – wir haben den passenden Service damit sich Ihre Teilnehmer wohl fühlen.
5. Der Standort
Ein nicht unerheblicher Faktor für eine erfolgreiche Konferenz ist die Wahl des Standortes. In der Regel wählt man für erfolgreiche Veranstaltungen ein Kontrastprogramm zu den alltäglichen Eindrücken der Klientel, um etwas Spezielles zu vermitteln. So bietet es sich an vielbeschäftigte Manager in einem idyllisch gelegenen Veranstaltungsort unterzubringen, wo man auch mal abschalten kann. Allerdings sollte der Standort für alle gut erreichbar sein oder gegebenenfalls einen Shuttle-Betrieb bereitstellen. Auf keinen Fall sollte der Ort so gewählt sein, dass die Teilnehmer bereits genervt und gestresst eintreffen, denn man soll sich ja wohlfühlen.
Das WTZ-Tagungszentrum bietet Ihnen beste Anfahrtsmöglichkeiten egal ob per Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Von der A6 Ausfahrt Heilbronn/Neckarsulm sind es knappe zehn Fahrminuten zu unserem Zentrum. Sollten Sie mit Bus oder Bahn anreisen, benötigen Sie vom Heilbronner Hauptbahnhof fünf Fahrminuten.
6. Special Offers / Zusatzangebote
Eine Konferenzplanung mit Erfolg hängt oft an vielen Kleinigkeiten, welche die Veranstaltung zu etwas Besonderem machen. Dabei sind kleine Zusatzleistungen nicht zu unterschätzen. So kann z.B. die Möglichkeit einer Übernachtung vor Ort den Reisestress vermeiden, oder ein Shuttle Service von und zu einem zentralen Punkt eine nervige Suche erübrigen. Bei längeren Veranstaltungen, z.B. Wochenendseminaren oder mehrtägigen Veranstaltungen ist es sinnvoll ein Rahmenprogramm anzubieten, um die Teilnehmer bei Laune zu halten.
Eine gelungene Konferenz ist das Gesamtergebnis des Zusammenspieles vieler kleiner Einzelheiten. Je sorgfältiger die Planung, umso erfolgreicher ihr Event.
Sind auch Sie an einer Konferenz im WTZ Tagungszentrum Heilbronn interessiert? Dann kontaktieren Sie uns ganz einfach. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.